Всё содержимое окна навигатора представляет собой «категории», в качестве которых выступают заголовки, листы, таблицы, врезки, графика, объекты OLE, разделы, гиперссылки, ссылки, указатели, комментарии и графические объекты.
Навигатор отображает типы объектов, содержащихся в документе. Если рядом с категорией появляется знак плюс, то это указывает на наличие в документе хотя бы одного объекта данного типа. Если удерживать указатель мыши на имени категории, то в расширенной всплывающей подсказке отобразится число объектов.
Разверните категорию щелчком по знаку плюс. Если требуется просмотреть только элементы определенной категории, выделите эту категорию и щёлкните по значку Представление содержимого. В результате отобразятся только объекты данной категории до повторного щелчка по этому значку.
Можно закрепить навигатор у границы любого документа или снова сделать его независимым окном (дважды щёлкнув в серой области). Когда навигатор отображается в независимом окне, можно менять его размеры.